Im Gaststamm werden die Daten für jeden Gast gespeichert. Gaststämme werden außerdem für Familienmitglieder der Gäste, für Firmen und Agenturen, sowie deren Ansprechpartner angelegt. Daher ist es wichtig, bei der Neuanlage eines Gaststammes die Gastart Einzelgast, Firma oder Agentur korrekt zu wählen.
Bei Reservierung und Check-In können Sie bereits vorhandene Gastdaten ändern und den Gästen Rechnungsmodalitäten zuordnen. Wenn Gaststammfelder in der Reservierungsmaske geändert werden, dann erfolgt - sobald der Button Neu oder Ändern gedrückt wird - eine Abfrage, ob der Gaststamm geändert werden soll.
Wenn Sie eine Reservierung bearbeiten, während ein anderer Mitarbeiter den Gaststamm ändert, so werden die aktuellen Daten nach Hinweis automatisch nachgeladen.
Abbildung 6: Abfrage bei Änderung der Gaststammdaten im Reservierungs-Dialog
Der Gaststamm enthält eine Fülle von Informationen und Details. Diese legen Sie unter den einzelnen Tabs ab.
i TIPP: Sie erkennen sofort, welcher Gast bzw. welche Firma sich gerade in der Anzeige befindet, wenn Sie auf den Dialog-Namen achten: hier ist der Name des Gaststammes aufgeführt, egal welches Tab gerade geöffnet ist.
Im Gaststamm sehen Sie auch die Guest-History-Daten, die aus den jeweiligen Aufenthalten der Gäste übernommen werden. Einstellungen zur History können in der Registry vorgenommen werden.
Über den Button Drucken wird ein Gaststammblatt gedruckt, für das Sie eine beliebige Word-Vorlage benutzen können. Hiermit ist es auch möglich, die Daten des Gastes in einem Word-Dokument aufzubereiten. Hier empfiehlt es sich außerdem, weitere Druckvorlagen wie z.B. ein Prospektanschreiben zu hinterlegen.
Neben den manuell angelegten Gaststämmen wird für jeden Gast, der eingecheckt wird und dem ein Konto zugewiesen wird, ein Eintrag erzeugt. Für diese automatisch angelegten Gaststämme kann definiert werden, wie lange diese Gäste in der Kartei verbleiben. (z. B.: die Namen für eine Gruppe von Busreisenden werden dem Hotel erst beim Check-In mitgeteilt. Da nicht erwartet wird, dass diese Gäste wiederkehren und da mangels Adressen auch keine Marketing-Aktionen durchführbar sind, werden die Gaststämme zum nächstmöglichen Zeitpunkt gelöscht).
Abbildung 7: Gaststamm