Sie können mit SIHOT Kontingente verwalten, die von einer Firma, einem Reisebüro oder einem Tour Operator vorbestellt werden. Diese Kontingente stehen nicht mehr als freie Zimmer zur Verfügung, d.h. sie verringern die verfügbare Anzahl der freien Zimmer für den betreffenden Zeitraum und werden für die Reservierungen des Kontingentinhabers in Anspruch genommen.
In der Kontingentverwaltung können Sie außerdem Gruppenreservierungen der Reservierungsart 5 – Gruppenblock bearbeiten. Im Unterschied zu einem Kontingent handelt es sich hierbei um ein einmaliges Ereigniss in einem kurzen Zeitrahmen, oft auch in Verbindung mit einer Event-Reservierung. Die Vorgehensweise bezüglich Anlage und Handling eines Gruppenblocks ist identisch mit der eines Kontingentes.
Im Programm Kontingent freigeben im Nachtlauf wird kontrolliert, ob ggf. ein Kontingent nicht ausgeschöpft ist und reduziert den Umfang innerhalb des Release-Zeitraumes auf die Anzahl der für dieses Kontingent reservierten Zimmer. Die Zimmer können, je nach Releasetyp, pro Tag oder als gesamte Vertragsposition freigegeben werden. Für Gruppenblocks muss das Programm Gruppen freigeben in der Ablauftafel eingefügt werden.
Kontingente können Sie sowohl im Gastamm als auch unter dem Menüpunkt Kontingentverwaltung bearbeiten.
Die Summenzeilen des Kategorienplans können so eingestellt werden, dass auch die einzelnen Kontingente ausgewiesen werden. Mit einem Doppelklick auf die Zeile öffnet sich die Reservierungssuche für den entsprechenden Tag und Sie sehen alle Reservierungen des Kontingentes an diesem Tag auf einen Blick.
Eine Auswertung, in welchem Umfang der Kunde das Kontingent bzw. die Gruppenbuchung auslastet, sehen Sie in der Liste Kontingentbelegung. Diese Liste ist oft ein Bestandteil des Nachtlaufes.
Abbildung 1: Kontingent im Gaststamm
In der Registry können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
•[29131] – Wenn das Kontingent überbucht werden darf, muss dieser Schalter gesetzt werden.
•[5946], [5947] – Hier können Sie eingeben, wie viele Tage vor bzw. nach Vertragsanfang oder –ende das Kontingent gebucht werden kann (Toleranzzeitraum).
•[5810] – Ist dieser Schalter gesetzt, wird bei einer Stornierung das Zimmer nicht wieder dem Kontingent zugeführt, sondern fällt automatisch in die Verfügbarkeit des Hotels.