Damit Sie jederzeit auf alle Informationen zugreifen können und nicht auf gedruckte Unterlagen angewiesen sind, können Sie in diesem Zweig alles ablegen, was nicht automatisch durch SIHOT gespoolt wird. Dies können zum Beispiel Unterlagen sein, die Ihnen die Gäste geschickt haben, eingescannte Gesprächsprotokolle oder Powererpoint Präsentationen, die dem Kunden vorgestellt wurden.
In Reservierungen können Sie hier Namenslisten, die Ihnen der Besteller geschickt ablegen, Faxbestätigungen o.ä.
In Veranstaltungsreservierungen empfiehlt es sich, hier beispielsweise Menükarten, Büffetaufsteller und Sitzpläne zu hinterlegen, sowie Vereinbarungen mit externen Dienstleistern (DJ, Florist, etc.).
Zusätzlich können Sie auch für diese Einträge Aktivitäten anlegen, die Kollegen ausführen sollen oder wenn Sie sich eine Erinnerung zum Nachfassen setzen möchten (siehe Termine zu Dokumenten).
Die betreffenden Objekte werden per Drag & Drop von der Windows-Oberfläche auf den Zweig gezogen, in dem sie abgelegt werden sollen. Hierzu muss vorher mindestens ein Unterzweig angelegt werden.
i HINWEIS: Die Untereinträge in diesem Trailzweig werden immer eigens für den jeweiligen Dialog angelegt. D.h. dieser Teil der Trails-Struktur ist in Gaststamm, Reservierung und in der Eventreservierung unterschiedlich und zweckgemäß anzupassen.
Abbildung 28: Externe Dateien im Gaststamm
Abbildung 29: Externe Dateien in der Reservierung
Abbildung 30: Externe Dateien in der Veranstaltungsreservierung
Falls Sie einen Anhang von einem Zweig in einen anderen verschieben wollen, können Sie dies auch per Drag & Drop erledigen. Auf diese Weise können Sie z.B. Dokumente verschieben, die aus Versehen im falschen Zweig abgelegt wurden.
Über das Kontextmenü können Sie das Dokument (= Attachment) öffnen. Das gleiche Ergebnis erhalten Sie auch durch einen Doppelklick auf den Eintrag, wodurch sich die Windows-Applikation öffnet.