Dieses Programm übernimmt die Abwicklung von Vorauszahlungen für Reservierungen, die nicht mehr kostenfrei storniert werden können.
i HINWEIS: Damit die Umsatzzahlen korrekt ausgewiesen werden, müssen alternative Umsatzkonten eingerichtet werden. Siehe Setup.
Um die Vorauszahlung vornehmen zu können, prüft SIHOT beim Abruf des Programms folgende Punkte:
•Die Stornofrist ist abgelaufen. Hierbei ist der Eintrag im Feld Storno-Typ entscheidend.
•Ein Token steht für die Abrechnung zur Verfügung.
•Es besteht keine Deposit-Forderung und es wurde noch kein Deposit (ganz oder teilweise) gezahlt.
Folgende Schritte werden durch das Programm ausgeführt:
1. Auf dem Reservierungskonto werden die Fixleistungen der Reservierung gebucht. Der Umsatz fließt hierbei auf das alternative Umsatzkonto (Deposit).
2. Die Fixleistungen auf dem Reservierungskonto werden mit dem Token abgerechnet.
3. Ist die Option per E-Mail versenden ausgewählt, versendet SIHOT die Rechnung an die angegebene E-Mail Adresse.
4. SIHOT erstellt ein Protokoll über die Ausführung des Programms. Hier werden auch eventuelle Fehler (zum Beispiel, wenn kein Token verfügbar war) aufgeführt.
i TIPP: Bevor Sie das Programm ablaufen lassen, empfiehlt es sich, erst eine Prüfung anhand des Simulation-Flags durchzuführen. Wenn dieser Schalter gesetzt ist, werden keine Buchungen durchgeführt und keine Rechnungen erstellt, aber es werden Fehlermeldungen angezeigt, wenn z.B. kein Token vorliegt.
Abbildung 19: Abruf des Programms
Abbildung 20: Protokoll
Abbildung 21: Reservierungskonto
i TIPP: Die Umsatzverteilung können Sie im Tooltipp neben dem Betrag jederzeit nachverfolgen.
Abbildung 22: Tooltipp mit Umsatzverteilung
i HINWEIS: Wird die Reservierung geändert, nach dem die automatische Abrechnung vorgenommen wurde, müssen Sie eventuell zusätzliche Nächte manuell nachberechnen.
Beim Check-In wird die Zahlung als Deposit auf dem Gastkonto gutgeschrieben. Durch das Buchen der Fixleistungen im Tagesabschluss (oder mit Fix vor bis Abreise) wird die Zahlung dann wieder ausgeglichen.
Abbildung 23: Gastkonto nach Check-In