Es gehört zu Ihrer Verantwortung als Unternehmen und es liegt in Ihrem eigenen Interesse, Daten regelmäßig zu sichern sowie Daten zu archivieren, um gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Bitte beachten Sie deshalb die folgenden Hinweise zur Datensicherung und Datenarchivierung!
Mit der täglichen Datensicherung (Backup) stellen Sie sicher, dass es beispielsweise nach einem Hardwareausfall nicht zu umfassenden Datenverlusten kommt. Es handelt sich hierbei um eine rein operative Sicherheitsmaßnahme, mit der sich die meisten Daten kurzfristig wieder rekonstruieren lassen.
Wenn SIHOT auf einem lokalen Server oder auf einem von Ihnen selbst betriebenen Server installiert ist, liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass ein regelmäßiges Backup erfolgt. Ggf. unterstützt Sie hierbei Ihr Systembetreuer.
Bei Kunden, die das SIHOT.Rechenzentrum nutzen, ist die Datensicherung ein Bestandteil unseres Vertrags.
Die umfangreiche Datenarchivierung ist eine langfristige, sichere Speicherung von Geschäftsdaten nach steuerrechtlichen, handelsrechtlichen und sonstigen Vorgaben. Sie dient dazu, dem Finanzamt und anderen Behörden auf Anfrage detaillierte Daten zur Verfügung stellen zu können.
Als Dateneigentümer obliegt es
der Verantwortung des Unternehmens,
alle aufbewahrungspflichtigen Daten
rechtskonform zu archivieren.
Stehen rechtmäßig angeforderte
Daten nicht zur Verfügung,
droht Ihrem Unternehmen gegebenenfalls ein
erheblicher Schaden!
Das deutsche Handelsgesetzbuch enthält verschiedene Vorschriften darüber, welche Daten wie lange aufzubewahren sind (z.B. Paragraph 257). Besonders hervorzuheben ist auch Paragraph 239 HGB, der einen Kriterienkatalog für elektronische Archivierungsverfahren vorgibt: die gespeicherten Dokumente müssen unveränderbar, reproduzierbar und verfügbar sein.
In anderen Ländern müssen jeweils die landesspezifischen Anforderungen beachtet werden.
Verbindliche Auskünfte zum Thema „Datenarchivierung“ erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Die SIHOT Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können und dürfen hierzu keine Rechtsberatung leisten.
Generell wird empfohlen, mindestens einmal pro Jahr eine Datenarchivierung vorzunehmen, wobei sowohl die Datenbank als auch das Rechnungsarchiv enthalten sein müssen.
Wenn Sie Anfragen erhalten, die sich auf Daten aus älteren Versionsständen beziehen, kann Ihnen der SIHOT.Support beim Auslesen der Daten behilflich sein.
Da die meisten dieser Daten für den täglichen, operativen Betrieb nicht notwendig sind, verfolgt SIHOT das Konzept, dass nur notwendige Daten in der Produktivdatenbank gehalten werden und die sonstigen Daten in einem Datenarchiv (extern) vorhanden sind. Um obsolete Daten aus der Produktivdatenbank zu löschen, wird das Programm Datenbankbereinigung angewendet. Weitere Informationen zur Datenbankbereinigung - auch zu den individuellen Konfigurationsmöglichkeiten für Ihr Haus - finden Sie der Sektion Datenschutz - Gaststamm. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die von der DGSVO vorgegebenen Löschfristen.
Stellen Sie sicher, dass die Datenbankbereinigung keine aufbewahrungspflichtigen Daten löscht, die noch nicht in einem Datenarchiv enthalten sind!