SIHOT verfolgt den gesamten E-Mail Verkehr mit Gästen und Bestellern. Sowohl ein- als auch ausgehende Mails werden in den Trails der Gaststämme abgelegt und können jederzeit wieder abgerufen werden.
Die Speicherung der E-Mails in SIHOT kann auf zwei Arten erfolgen:
•Speicherung einer Referenz auf die in Outlook vorhandene E-Mail.
•Speicherung einer Kopie der gesamten E-Mail für den Fall, dass die Original-E-Mail aus Outlook gelöscht wird oder in einen anderen Ordner verschoben wird (dadurch würde die gespeicherte Referenz ungültig).
Die Einstellung erfolgt über den Registry-Schalter Kopie der E-Mails in SIHOT Datenbank speichern [5772]. Der Vorteil von Variante 1 besteht im geringeren Speicherbedarf in der SIHOT-Datenbank, während Variante 2 die Reproduktion auch von (in Outlook) gelöschten E-Mails erlaubt.
Eingehende E-Mails werden automatisch allen Gaststämmen zugeordnet, in denen die E-Mail-Adresse des Absenders eingetragen ist. Bei einer eingehenden E-Mail erscheint der Gast in der Änderungshistorie.
Ausgehende E-Mails (egal ob sie von SIHOT oder einer anderen Anwendung verschickt wurden) werden anhand der Empfänger E-Mail-Adresse zugeordnet. Es werden auch die bei CC und BCC eingetragenen Adressen berücksichtigt.