Namenslisten Import

Die Namensliste kann aus einer Excel-Tabelle importiert werden.

Zunächst eine Vorlage generiert, welche die Rahmendaten enthält, die für den Import benötigt werden. Es empfiehlt sich, hierzu im Voraus einen bestimmten Ordner für die Namenslisten im SIHOT-Pfad anzulegen. Die Vorlage wird über das Kontextmenü und den Befehl Vorlage Import Namensliste erstellt. Die Speicherung erfolgt im csv-Format, wobei der vorgeschlagenen Namen oder ein beliebiger Name verwendet werden kann.

Abbildung 15: Vorlage erstellen

Danach kann die Liste in Excel geöffnet und die Namenslisten-Einträge vorgenommen werden. Beim Ausfüllen der Excel-Liste sind folgende Punkte zu beachten:

•    Sind bereits Namen auf der Namensliste in SIHOT vorhanden, werden diese automatisch in der Excel-Liste angezeigt.

•    Geben Sie pro Gast eine Zeile ein. Dabei müssen Personen, die ein Zimmer teilen untereinander stehen.

•    Werden mehr Namen eingegeben, als in SIHOT reserviert wurden, werden die überzähligen nicht mit importiert.

•    Werden weniger Namen eingegeben, als in SIHOT reserviert wurden, werden die übrigen Personen anhand der automatischen Erfassung angelegt. D.h. mit dem Besteller-Namen oder mit einem Default-Namen je nach Konfiguration (Registry-Schalter [8146]).

•    Die Spalten Titel und Anrede müssen mit Begriffen aus den entsprechenden Blätterfeldern in SIHOT gefüllt werden. Bei einer Abweichung wird die betreffende Zelle in der Namensliste in SIHOT nicht gefüllt.

•    Eine Verknüpfung mit einem existierenden Gaststamm erfolgt nur dann, wenn in der Excel-Liste eine E-Mail angegeben wird, die genauso auch in einem Gaststamm hinterlegt ist. Andere Parameter werden nicht abgeglichen. In diesem Fall überschreiben die Daten aus dem Gaststamm eventuell abweichende Daten aus der Excel-Liste.

Der Import kann mit folgenden Methoden durchgeführt werden:

1.    über das Kontextmenü und den Befehl Import Namensliste

2.    indem das Excel-Sheet aus dem Ordner mit Drag & Drop auf die Reservierungsdaten gezogen wird.

Beim Import wird immer die aktuelle Datei vollständig erfasst. D.h. bestehende Einträge in der Namensliste werden überschrieben.

Abbildung 16: Namenslisten Import