Gemeinschaftsräume sind Räumlichkeiten wie z.B. Restaurants oder eine Lobby, die von mehreren verschiedenen Veranstaltungen gleichzeitig genutzt werden können. Auch legt SIHOT im Eventbelegungsplan dynamisch neue Zeilen an, sobald mehrere Buchungen für den Gemeinschaftsraum existieren.
Raumreservierungen von Gemeinschaftsräumen prüfen die Kapazität des Raumes insgesamt, d.h. ob hier genügend Platz für die gesamte Anzahl der Personen aus den verschiedenen Veranstaltungsreservierungen bietet. Aus diesem Grund ist es zwar möglich, mehrere Bestuhlungsarten für diesen Gemeinschaftsraum anzulegen, allerdings müssen die Personenanzahlen jeweils gleich sein.
Bei Gemeinschaftsräumen ist es weiterhin möglich, die Anzahl der verschiedenen Gruppen, die gleichzeitig den Gemeinschaftsraum nutzen dürfen, festzulegen. Diese Anzahl wird im Raumstamm über das Feld maximale Überbuchungsräume bestimmt.
è BEISPIEL für einen Gemeinschaftsraum: im Restaurant sollen von 11:30 Uhr bis 12:30 Uhr 30 Personen der Veranstaltung V1 speisen. Es wird eine Tischaufstellung zu einem Kreis gewünscht. Zwischen 12:00 Uhr und 13:00 Uhr sollen 20 Personen der Veranstaltung V2 ebenfalls im Restaurant speisen. Hier werden Tischreihen gewünscht. Sind beide Bestuhlungsarten in SIHOT hinterlegt und ist die maximale Personenanzahl bei beiden Arten >= 50 Personen, so ist ein problemloses Buchen möglich. Wird die maximale Bestuhlungsart überschritten, erhält der Benutzer einen Warnhinweis und kann die vorgenommene Änderung durch Abbruch rückgängig machen.
Neben dem dynamischen Anlegen von Überbuchungsräumen durch SIHOT, kann der Benutzer diese bei Bedarf auch manuell im Belegungsplan anlegen. Hierzu dient der Menüpunkt Überbuchungsräume anlegen im Kontextmenü des Belegungsplans.
Beim Arbeiten mit Gemeinschafträumen kann es vorkommen, dass obwohl die maximale Anzahl der Gruppen, die den Raum nutzen können, noch nicht überschritten ist, der Belegungsplan keine Zeile zur Verfügung stellt, um eine weitere Reservierung für den Gemeinschaftsraum anzulegen. Für diesen Fall bietet das Kontextmenü den Punkt Platz schaffen.
In beiden Situationen wird eine Zeile im Belegungsplan hinzugefügt.
Bei der Anlage von Gemeinschaftsräumen wird standardmäßig geprüft, dass diese keine Elementarräume enthalten bzw. einem Kombinationsraum als Elementarraum zugeordnet sind. Sollte dies der Fall sein, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.
Diese Prüfung kann dem Registry-Schalter Erlaube Kombinationen bei Gemeinschaftsräumen [8279] unterdrückt werden, so dass Gemeinschaftsräume auch als Kombinations- bzw. Elementarraum genutzt werden können.