Automatische E-Mails

Im Dialog Automatische E-Mails legen Sie E-Mails an, die routinemäßig bei bestimmten Ereignissen ausgelöst und versendet werden.

è BEISPIEL: Nach jeder Reservierungsänderung wird automatisch eine E-Mail zur Bestätigung an den Gast bzw. Besteller gesendet.

Um eine neue E-Mail einzugeben, drücken Sie die Einfg-Taste, drücken den Plus-Button

oder führen einen Doppelklick auf einer leeren Zeile aus. Wählen Sie aus dem Blätterfeld das betreffende Ereigniss aus, dass die E-Mail auslösen soll und geben Offset und Offset relativ zu ein, um den Zeitpunkt des Verschickens der E-Mail zu bestimmen. Wenn das Modul SIHOT.Event serialisiert ist, können Sie auch für Ereignisse in der Eventverwaltung automatische E-Mails definieren.

Die Spalte Betreff enthält den genauen Wortlaut der Betreff-Zeile der E-Mail. Als Empfäger stehen Ihnen verschieden Optionen zur Verfügung, z.B. Besteller oder Gast. Zusätzlich können Sie eine frei-definierbare E-Mail Adresse eingeben. Für den Anhang können Sie ein Layout auswählen.

Diese Auswahl ist ausschlaggebend für die Funktion des E-Mail Filters im Gaststamm (Tab Zusatzkriterien).

Die in diesem Dialog angelegten E-Mails gelten für alle Reservierungen sobald das definierte Ereigniss eintritt. Automatische E-Mails gelten nicht für einzelne Gäste oder spezifische Reservierungen. Sie können allerdings über den oben erwähnten E-Mail Filter im Gaststamm einstellen, welche Art von E-Mails der Gast nicht bekommen soll, bzw. dass der Gast gar keine Mails erhält.

Den Text für die E-Mail bestimmen Sie, indem Sie den Kommentar-Button drücken

. Der Tooltipp in der Text-Spalte zeigt den Text, den Sie jederzeit wieder über den Kommentar-Button zum Editieren öffnen können.

i TIPP: Um zu verhindern, dass ein Besteller mehrere E-Mails innerhalb kürzester Zeit erhält, kann der System Administrator einen Dienst einstellen, der das Senden von automatischen E-Mails verzögert (z.B. für eine Stunde). Somit können Sie eine Reservierung in Ruhe bearbeiten und etwaige Fehleingaben korrigieren, bevor die Bestätigungsmail entsprechend dem aktuellen Stand der Reservierung versendet wird. (Registry Schalter [7190])

Hiermit werden Reservierungs-Mails mit veraltetem Informationsgehalt (durch zeitlich nah aneinanderliegenden Veränderungen an der Reservierung) nicht versendet.

Diese Option wird bei E-Mails gesetzt, die durch Ereignisse vom Typ Reservierungsart geändert auf… ausgelöst werden. Hierbei wird für jedes Ereignis eine Mail gesendet.