Automatische E-Mails

Automatische E-Mails sind E-Mails, die routinemäßig durch eine bestimmte Aktion oder ein bestimmtes Ereignis ausgelöst und ohne Zutun des Anwenders versendet werden. Werden zum Beispiel bestimmte Änderungen an einer Reservierung vorgenommen, kann dem Besteller automatisch eine E-Mail mit den geänderten Reservierungsdaten zugeschickt werden.

Automatische E-Mails sind immer allgemein gültig und können nicht lediglich für eine einzelne Reservierung oder für einen einzelnen Besteller angelegt werden.

Mit dem Feld E-Mail Filter im Gaststamm wird verhindert, dass einzelne Gäste oder Besteller automatische E-Mails empfangen. Anhand der verschiedenen Filter-Optionen kann der Versand entweder nur von bestimmten oder von allen automatischen E-Mails verhindert werden.

Automatische E-Mails werden über das Menü Stammdaten – Konfiguration angelegt.

Um eine neue E-Mail anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button  neben der Listbox.

SIHOT öffnet ein Pop-up-Fenster zur Eingabe der Daten.

    Wählen Sie das Ereignis oder die Aktion aus, das die E-Mail auslösen soll.

Weiterhin stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

•      Frei definierbare E-Mail Adresse

Das Feld wird verwendet, wenn die Mail an einen spezifischen Empfänger gehen soll, zum Beispiel an einen Mitarbeiter des Hotels.

•      Art

Das Feld wird für den E-Mail Filter im Gaststamm benötigt.

•      Versandregel

Das Feld enthält die folgenden Optionen:

•      Individuelle Verarbeitung

Diese Option wird bei E-Mails gesetzt, die durch Ereignisse vom Typ Reservierungsart geändert auf… ausgelöst werden. Hierbei wird für jedes Ereignis eine Mail gesendet.

•      Zusammenfassen und filtern

Mit dieser Option wird verhindert, dass Reservierungs-Mails mit veraltetem Informationsgehalt (durch zeitlich nah aneinander liegenden Veränderungen an der Reservierung) versendet werden. Es wird jeweils nur eine Mail mit dem aktuellen Datenstand übermittelt.

    Klicken Sie auf den Button Neu um die E-Mail zu speichern.

Um wiederholte oder unnötige E-Mails zu unterdrücken, kann mit dem Registry-Schalter [7190] das Senden der E-Mail zeitlich verzögert werden. Somit kann zum Beispiel eine Reservierung in Ruhe bearbeitet werden, ohne dass bei jeder Änderung sofort E-Mails ausgelöst werden.

Abbildung 151: Automatische E-Mails