Trails in Eventreservierungen

Wie im Gaststamm und in der Front Office Reservierung enthalten die Event-Trails Dokumente, E-Mails (bei Outlook Integration, bzw. Versenden via SMTP), Korrespondenz, Termine zur Veranstaltung sowie Erinnerungen zum Erledigen oder Nachfassen und Aktivitäten, die ausgeführt werden sollen. In den Trails können Sie also alles ablegen, was mit der Veranstaltung zu tun hat und können praktisch „papierlos“ arbeiten.

Aktivitäten, die Sie für die Veranstaltung, Räume, Geräte oder Leistungen im Veranstaltungstree angelegt haben, werden automatisch hier aufgeführt. Zusätzlich können Sie Termine zu der Veranstaltung anlegen und Traces für Abteilungen oder Mitarbeiter*innen zur Bearbeitung aufsetzen.

Event-Bestätigungen werden beim Spoolen nicht nur in den Event-Trails gespeichert, sondern auch in den Trails im Gaststamms des Bestellers.

TIPP:
In den Trails der Eventreservierung steht Ihnen eine Kopier-Funktion für gespoolte Dokumente zur Verfügung. Hiermit können Sie zum Beispiel kleinere Änderungen vornehmen und dem Gast das Dokument erneut schicken, ohne dass Sie es noch einmal komplett neu aufsetzen müssen.

Die Kontrollliste kann ebenfalls gespoolt werden und wird auch in den Event-Trails sowie im Gaststamm des Bestellers abgelegt.

Im Zweig Externe Attachments legen Sie ein für Ihr Haus passendes Unterverzeichnis an. Hier können Sie dann Dokumente, die nicht durch SIHOT erstellt wurden, und andere Dateien in die Trails einfügen. In diesem Zweig können Sie beispielsweise Sitzpläne hinterlegen, die Ihnen der Veranstalter schickt, eingescannte Gesprächsprotokolle sowie Vereinbarungen mit externen Dienstleistern (DJ, Florist, etc.).

Um eine Datei in die Trails einzufügen gehen Sie folgendermaßen vor:

Ø Markieren Sie den Zweig, in dem die Datei abgelegt werden soll.

Ø Klicken Sie auf den Button Neuer Anhang .

Abbildung 117: Externe Datei in den Trails einfügen

SIHOT öffnet ein Pop-up-Fenster zur Auswahl der Datei.

Ø Klicken Sie auf den Button Datei auswählen , um die Datei auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk zu suchen.

Ø Geben Sie im Feld Text eine Beschreibung ein, die im Trail erscheinen soll.

Ø Optional können Sie sowohl einen Kommentar hinzufügen, als auch mit Klick auf Termin hinzufügen eine Aktivität zur Wiedervorlage der Datei anlegen.

Ø Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf den Button Hinzufügen ab.

Abbildung 118: Datei einfügen

Mit den Buttons neben der Listbox können Sie die externen Dateien in den Trails öffnen, mit Aktivitäten versehen oder löschen.