Reservierungsart „Optional“

In der Regel verringern optionale Reservierungen die Verfügbarkeit, da Sie dem Besteller zugesagt haben, die Zimmer bis zu einem bestimmten Datum vorzuhalten.

Nur wenn der Registry-Schalter [9800] gesetzt ist, werden optionale Zimmer nicht als „verkauft“ gewertet. Um ungewollte Überbuchungen zu vermeiden, sind dieser Vorgehensweise entsprechende operative Vorsichtsmaßnahmen erforderlich.

In der Reservierungssuche finden Sie diese Reservierungen, wenn Sie als Sucheinstellung entweder Alle, Definitv + Tentatv oder Tentativ auswählen.

Optionale Reservierungen sind immer an ein Optionsdatum geknüpft. Kurz vor oder nach dem Ablauf des Optionsdatums können verschiedene Funktionen in SIHOT ausgelöst werden. Da das Handling von optionalen Reservierungen jedoch von Hotel zu Hotel unterschiedlich gehandhabt wird, werden diese erst dann ausgelöst, wenn sie explizit und in Übereinstimmung mit den Vorgaben Ihres Hauses konfiguriert wurden.

Mit dieser Liste, die oftmals im Tagesabschluss mit ausgedruckt wird, können Sie alle Reservierungen aufrufen, die noch den Reservierungsstatus Optional haben, aber deren Optionsdatum bereits überschritten ist bzw. deren Optionsdatum identisch mit dem Abruftag ist.

TIPP:
Rufen Sie diese Liste nicht für den aktuellen Hoteltag auf, sondern einige Tage im Voraus, können Sie Ihre Kunden rechtzeitig an den Ablauf der Option erinnern.

Mit diesem Programm, dass i.d.R. ebenfalls im Tagesabschluss integriert ist, werden Reservierungen, die noch den Reservierungsstatus Optional haben, automatisch storniert, wenn das Optionsdatum erreicht wird. Der Stornogrund und die Storno-Bemerkung für die Freigabe werden in den Registry-Schaltern [8896] und [8897] definiert.

Zusätzlich stehen Ihnen folgende Features zur Verfügung, die Ihnen die Überwachung und das Handling von optionalen erleichtern können:

Mit dem Abruf von Überwachung Optionen und Freigabe Option können Sie automatische Aktivitäten generieren, die mit dem Ereignis Option abgelaufen angelegt wurden. Diese können Sie zum Beispiel als Erinnerung verwenden, um den Kunden von der Stornierung der optionalen Reservierung zu unterrichten.

Mit dem Registry-Schalter Anzahl der Optionstage für Reservierungsart „optional“ [9676] können Sie einstellen, dass das Optionsdatum automatisch eingesetzt wird, wenn das Feld nicht schon im Zuge der Reservierungsanlage ausgefüllt wurde. In diesem Fall errechnet SIHOT ein Optionsdatum n Tage vom aktuellen Hoteltag aus. Außerdem können Sie in Registry-Schalter Art der Optionstage für Reservierungsart „optional“ [9675] angeben, ob es sich bei dieser Zahl um Werktage (exkl. Wochenende) oder Kalendertage (inkl. Wochenende) handelt.

Mit diesem Programm (Menü Listen - Überwachungslisten) können Sie das Optionsdatum bei allen betreffenden Reservierungen ändern, zum Beispiel, wenn das Optionsdatum auf einen Feiertag fällt.