Rechnungsversand per E-Mail

Wenn Sie die Rechnung per Mail verschicken, können Sie Voreinstellungen bzgl. des Betreffs und des Dateinamens im Anhang festlegen. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter dem Punkt Oberfläche - Dokumente.

Wenn Sie eine Rechnung per Mail versenden (Button E-Mail ), sucht SIHOT automatisch nach einer E-Mail Adresse und belegt die Listbox entsprechend vor. Hierbei sucht SIHOT die Gaststämme in folgender Reihenfolge ab und nimmt jeweils die erste gefundene E-Mail Adresse:

1. Gast bzw. Kontoinhaber

2. Versandadresse - Ansprechpartner

3. Versandadresse - Firma

4. Rechnungsträger - Ansprechpartner

5. Rechnungsträger - Firma

Ø Um die vorbelegte E-Mail Adresse für den anstehenden Versand zu ändern, markieren Sie diese und klicken auf den Edit-Button neben der Listbox.

Ø Um die vorbelegte E-Mail Adresse aus der Listbox zu entfernen, markieren Sie diese und klicken auf den Löschen-Button neben der Listbox.

Ø Um eine komplett andere E-Mail Adresse einzugeben, klicken Sie auf den Plus-Button neben der Listbox.

Ø Um die Rechnung zu versenden, klicken Sie auf den Button E-Mail senden .

HINWEIS:
Da das Editieren von Rechnungen standardmäßig nicht möglich ist, können Rechnungen nur im Anhang der Mail als PDF versendet werden.

Abbildung 108: Rechnungsversand per E-Mail

Außerdem können Sie, so wie in der Reservierungsbestätigung, eine zusätzliche E-Mail Adresse ins CC Ihrer Mail setzen und diese per Default speichern (Expander Optionen, Button Default speichern). Der Default-CC-Emfpänger wird mandant-, benutzer- und objektbezogen gespeichert. D.h. bei jeder weiteren Rechnung, die Sie als Anwender in dem aktuellen Hotel (bei MPE-Installationen) senden, erscheint der gleiche CC-Empfänger.

TIPP:
Den Default CC-Empfänger können Sie zum Beispiel dafür verwenden, alle ausgehenden Rechnungen, die per Mail versendet werden, gleichzeitig an Ihre Buchhaltung zu übermitteln.

Abbildung 109: Rechnungsversand mit CC E-Mail und Default speichern