Wenn Sie eine Reservierung über den Eventbelegungsplan aufziehen, fügt SIHOT die Raumreservierung automatisch ein. Sie können der Veranstaltung danach weitere Räume hinzufügen.
Folgende Felder stehen zur Verfügung, um die Raumbuchung den Anforderungen der Veranstaltung anzupassen:
•Datum von – bis, Uhrzeit von - bis:
Die Daten der Raumbuchung müssen sich innerhalb der Veranstaltungsdaten befinden, die im Tab Veranstaltung festgelegt wurden.
•Hauptraum:
Mit diesem Feld können Sie den Haupt- und die zusätzlichen Nebenräume einer Veranstaltung definieren.
Nebenräume (Hauptraum = nein) werden im Eventplan durch kleine Punkte auf dem Reservierungsbalken visuell hervorgehoben.
Abbildung 48: Nebenräume im Eventplan
•Bestuhlungsart:
Wählen Sie eine der im Raumstamm hinterlegten Bestuhlungsart für diesen Raum aus.
•Anzahl Personen:
Geben Sie an, für wie viele Personen der Raum gebucht wurde. Das Feld Maximale Personenzahl wird automatisch gefüllt, entsprechend der ausgewählten Bestuhlungsart. Sie können nicht mehr Personen in diesem Raum buchen, als bei für die Bestuhlung maximal erlaubt sind.
•Raummiete:
Legen Sie hier die Höhe der Raummiete pro Tag fest. Geben Sie einen Betrag von 0,00 ein, wird keine automatische Verbuchung vorgenommen, d.h. der Posten erscheint nicht auf der Rechnung.
•Berechnung:
In diesem Feld können Sie bestimmen, wie oft die Raummiete beim automatischen Verbuchen der Raummiete gebucht werden soll. D.h. selbst wenn ein Raum nicht den ganzen Tag lang genutzt wird, können Sie dennoch die Raummiete für diesen Tag berechnen oder wenn ein Raum zwei Tage für die Veranstaltung gesperrt wird, Sie aber nur einen Tag berechnen möchten.
In der Registry kann im Schalter Zu verbuchende Standardleistung für Raummiete [29864] eine Leistung hinterlegt werden, die automatisch für jeden Raum gebucht wird, in dem eine Raummiete hinterlegt ist.
Geben Sie in diesem Feld eine andere Leistung ein, wird bei der automatischen Verbuchung diese Leistung anstatt der in der Registry definierten gebucht.
HINWEIS:
Das automatische Verbuchen von
Raummiete und Bereitstellungskosten erfolgt mit dem Programm Event Leistungen
Verbuchen (Menü Event – Event Management), das Sie manuell
abrufen können oder als Batch im Tagesabschluss integrieren können.
•Garderobe, Raumdekoration, Tischdekoration:
In diesen Blätterfeldern stehen Ihnen hotelspezifische Einträge zur Auswahl zur Verfügung, die ggf. im Functionsheet oder auf der Reservierungsbestätigung mit ausgegeben werden.
•Umsatzgarantie:
Dies ist ein informatives Feld ohne Auswirkungen.
•Bereitstellungskosten:
Die Bereitstellungskosten stellen einmalige Gebühren dar, die zusätzlich zur Raummiete fällig werden.
•Exklusive Belegung:
Bei Gemeinschaftsräumen können Sie dieses Flag setzen, um zu verhindern, dass der Raum gleichzeitig noch anderen Reservierungen zugeordnet wird. D.h. bei der Raumsuche in einer anderen Reservierung, werden Räume mit exklusiver Belegung bei einer zeitlichen Überschneidung nicht angezeigt.
Abbildung 49: Exklusive Belegung bei Gemeinschaftsräumen