Namenslistenexport und -import

Sie können die Namensliste aus SIHOT exportieren und als Excel-Tabelle aufrufen. Diese Tabelle können Sie entweder selbst ausfüllen oder an den Kunden zur Eingabe der Gastdaten schicken. Im Anschluss importieren Sie diese wieder.

HINWEIS:
Damit der Import gelingt, muss die Tabelle in dem von SIHOT vorgegebenen Format ausgefüllt  werden.

Um die Namensliste zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Ø Öffnen Sie das Tab mit den erweiterten Option  und das Untertab Export Namensliste.

Ø Klicken Sie auf den Button Export Namensliste.

SIHOT erstellt eine csv-Datei, die Sie in der Regel über die Anzeige im Browser direkt mit Excel aufrufen können.

Abbildung 84: Namensliste als Excel-Tabelle erstellen

Abbildung 85: Exportierte Namensliste

Ø Füllen Sie die Spalten der Namensliste aus oder versenden Sie die Datei an Ihren Kunden zur Vervollständigung.

Bei der Eingabe der Daten sind folgende Punkte zu beachten:

•    Sind bereits Namen auf der Namensliste in SIHOT vorhanden, werden diese automatisch in der Excel-Liste angezeigt.

•    Geben Sie pro Gast eine Zeile ein. Dabei müssen Personen, die ein Zimmer teilen untereinander stehen. Die Sharer erkennen Sie anhand der Spalten Sequenz Zimmer und Sequenz Gast.

Abbildung 86: Spalten zur Erkennung von Sharern

TIPP:
Ordnen Sie vor dem Erstellen der Vorlage die Zimmer zu. Auch dadurch sehen Sie, welche Gäste ein Zimmer teilen. 

•    Werden mehr Namen eingegeben, als in SIHOT reserviert wurden, werden die überzähligen nicht mit importiert.

•    Werden weniger Namen eingegeben, als in SIHOT reserviert wurden, werden die übrigen Personen anhand der automatischen Erfassung angelegt. D.h. mit dem Besteller-Namen oder mit einem Default-Namen je nach Konfiguration (Registry-Schalter [8146]).

•    Die Spalten Titel und Anrede müssen mit den Begriffen aus den Blätterfeldern in SIHOT gefüllt werden. Ebenso müssen die Kürzel der Personentypen exakt wie in SIHOT definiert in die Spalten geschrieben werden. Bei einer Abweichung wird die betreffende Zelle in der Namensliste in SIHOT nicht gefüllt.

Als Hilfestellung werden die zu verwendenden Blätterfeldeinträge im oberen Bereich der Tabelle aufgelistet.

Abbildung 87: Blätterfeldeinträge für Anreden, Titel und Personentypen

•    Für Wiederholungsgäste gilt: eine Verknüpfung mit einem existierenden Gaststamm erfolgt nur dann, wenn in der Excel-Liste eine E-Mail angegeben wird, die genauso auch in einem Gaststamm hinterlegt ist. Andere Parameter werden nicht abgeglichen. In diesem Fall überschreiben die Daten aus dem Gaststamm eventuell abweichende Daten aus der Excel-Liste.

•    Ist auf der Namensliste bereits ein Gast mit einem existierenden Gaststamm aufgeführt, wird dieser Eintrag ignoriert und komplett neu mit den Daten aus der csv-Datei überschrieben. Prüfen Sie in diesem Fall die Namensliste nach dem Import und wählen Sie ggf. bei Wiederkehrern den betreffenden Gaststamm manuell aus. Da oftmals bei Reservierungsanlage der Besteller auf der Namensliste eingetragen wird, verhindert diese Vorgehensweise, dass der Gaststamm des Bestellers fälschlicherweise mit anderen Daten aus der csv-Datei überschrieben wird.

Abbildung 88: Ausgefüllte Namensliste

Um die Daten der ausgefüllten Namensliste in SIHOT zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Ø Öffnen Sie das Tab mit den erweiterten Option  und das Untertab Import Namensliste.

Ø Klicken Sie auf den Ordner-Button  neben dem Feld Dateiname.

Ø Wählen Sie die gespeicherte Tabelle aus.

Ø Klicken Sie auf den Button Import Namensliste.

Abbildung 89: Namenslistenimport

SIHOT fügt die Daten aus der Tabelle in die Namensliste ein.

HINWEIS:
Beim Import wird immer die aktuelle Datei vollständig erfasst. D.h. bestehende Einträge in der Namensliste werden überschrieben.

Abbildung 90: Importierte Daten in der Namensliste

HINWEIS:
Die csv-Datei verwendet Kommas zur Spaltentrennung. In manchen regionalen Einstellungen ist u.U. ein Semikolon anstatt eines Kommas als Trenner vorgesehen. In diesem Fall kann im Betriebssystem unter Region und Sprache - Weitere Einstellungen das Listentrennzeichen „,“ (Komma) definiert warden. In den erweiterten Optionen in Excel sollte außerdem das Flag Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen gesetzt werden.