ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert unter anderem auf europäischen Richtlienen, der Norm EN16931 und der ISO-Norm 19005-3:2012.
ZUGFeRD integriert die in einem von SIHOT erstellten PDF-Dokument (PDF/A-3) enthaltenen Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - möglich ist.
Voraussetzungen für diese Art des elektronischen Rechnungsversandes sind:
•Verwendung des SIHOT Flex-Clients. SIHOT.Classic wird nicht unterstützt.
•Telerik ist der standard Editor (Registry-Schalter [902640]).
•Das Layout liegt im Telerik-Format vor.
•Die Fiskal-Adresse und die Steuernummer sind im Hotelstamm eingetragen.
HINWEIS:
Es wird empfohlen, für diese
elektronischen Rechnungen ein spezielles Layout anzulegen, da diese immer alle
Leistungen ausweisen müssen und keine Verdichtung der Leistungen möglich
ist.
Die betreffenden Rechnungslayouts enthalten immer die Variable $ZUGFERD$ - vorzugsweise schon gleich am Anfang des Dokuments.
Zum Erstellen der elektronischen Rechnung gehen Sie folgendermaßen vor:
Ø Rechnen Sie das Konto wie gewohnt ab oder rufen Sie die Rechnung in der Rechnungsübersicht auf.
Ø Öffnen Sie den Expander Optionen.
Die Felder Stückliste und verdichten sind bei ZUGFeRD-Layouts nicht editierbar. Lt. ZUGFeRD-Regularien werden immer alle Leistungen separat auf der Rechnung aufgeführt, was auch die im Arrangement enthaltenen Stücklistenelemente betrifft.
Ø Wählen Sie das ZUGFeRD-Rechnungslayout aus.
Ø Klicken Sie auf Übernehmen.
Die digitale Rechnung (.xml-Datei) wird automatisch an den PDF angehängt.
•Im HTML-Client können Sie den Anhang in der Vorschau sehen, wenn Sie die Anhänge in der Sidebar öffnen.
Abbildung 136: Anzeige der .xml-Datei im HTML-Client
•Wenn Sie mit dem XBAP-Client im Internet Explorer arbeiten, können Sie den Anhang sehen, nachdem Sie die Rechnung gespeichert und den PDF aufgerufen haben.
Abbildung 137: Anzeige der .xml-Datei im XBAP-Client
Ø Versenden Sie die Rechnung wie gewohnt.
Ausdrucke des PDFs haben die Konformitätsstufe PDF/A3.