Folgende Buchungs-Sätze werden abgestellt:
1. Umsätze
2. Zahlungen
3. Debitoren
4. Guestledger
1. Hotel – Umsatz:
Jedem Umsatzkonto ordnen Sie ein entsprechendes Sachkonto zu, unter dem Sie den Umsatz in der FiBu buchen. Im Allgemeinen fasst man mehrere Umsatzkonten zu einem Sachkonto zusammen. Der Umsatz wird für den Tag der Leistungserbringung gebucht. SIHOT kumuliert alle Buchungen des Monats, damit pro Sachkonto und pro Monat genau ein Buchungssatz erstellt wird. Damit werden die kumulierten Buchungssätze in der FiBu verbucht und erhöhen so die Transparenz.
Die Buchungssätze lauten:
•Summenkonto an Umsatz
•Guestledger an Summenkonto
2. Zahlungen:
Jeder Zahlungsart ordnen Sie einmal das entsprechende FiBu-Konto zu, unter dem Sie diese Zahlungsart buchen. Die Zahlungsarten des Hotels werden laut Kassenbuch SIHOT für die FiBu-Schnittstelle abgestellt. Die Zahlungsarten des Monats werden dabei kumuliert, damit pro Zahlungsart genau ein Buchungssatz geschrieben wird.
Die Buchungssätze lauten:
•Kasse an Summenkonto
•Summenkonto an Guestledger
3. Debitoren:
SIHOT ermittelt täglich durch OP-Salden den Außenstand des Hotels bei den Debitoren. Über den gesamten Monat ermittelt SIHOT die Veränderungen, die sich bei den Debitoren ergeben haben. SIHOT übergibt nicht jeden einzelnen Debitor an FIBU, sondern den Gesamtsaldo der offenen Posten.
Die Buchungssätze lauten:
•Debitoren an Summenkonto
•Summenkonto an Guestledger
4. Guestledger:
SIHOT ermittelt täglich mit der Gastkontenliste den Stand der Guestledger aller Hotelgäste, die noch eingecheckt sind. Die Veränderungen, die sich vom 1. des Monats bis zum Monatsende ergeben haben, werden in einem Buchungssatz an die FiBu übergeben.
Die Buchungssätze lauten:
•bei positiver Veränderung: Guestledger an Summenkonto
•bei negativer Veränderung: Summenkonto an Guestledger
Zusammensetzung des Dateinamens
Der Dateiname Faajmmtt für die tägliche Übergabe wird wie folgt aufgebaut:
•F: fixer Präfix für FiBu
•aa: zweistellige Nr. des Mandanten
•j: die letzte Ziffer des aktuellen Jahres
•mm: aktueller Monat
•tt: aktueller Tag
Zum Beispiel: F0116829 steht für Mandant 01, Jahr 2016, Monat 08, Tag 29.