Überbuchungsräume sind virtuelle Räume, die Ihnen helfen, eine optimale Raumauslastung zu erzielen. Sie werden von SIHOT dynamisch angelegt, sobald ein Raum in einer Eventreservierung gebucht wird, obwohl er zum gleichen Zeitpunkt schon für eine andere Veranstaltung gebucht ist. Somit haben Sie die Möglichkeit, einen Raum bewusst doppelt zu buchen.
Zum Beispiel: Tagungsraum 1 ist für eine interne Schulung reserviert. Später möchte ein Kunde den Raum buchen. Sie legen also eine Veranstaltungsreservierung für den Kunden an und buchen auch hier den Tagungsraum 1. Die Überbuchung lösen Sie später, indem Sie die interne Schulung nach Absprache mit der Personalabteilung verschieben.
Sie können einen Überbuchungsraum auch direkt im Eventbelegungsplan anlegen, um dann eine Reservierung aufzuziehen:
Ø Klicken Sie auf den Namen des Raums im Eventbelegungsplan.
Ø Klicken Sie auf den Button Überbuchungsraum anlegen in der Funktionsleiste.
Sie können einen Raum so oft überbuchen, wie im Feld Maximale Überbuchungsräume festgelegt wurde. Die Anzahl an Überbuchungsräumen, die derzeit im System angelegt sind, wird neben diesem Feld angezeigt.
Um nicht mehr benötigte Überbuchungsräume zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Ø Klicken Sie auf den Namen des Überbuchungsraums im Eventbelegungsplan.
Ø Klicken Sie auf den Button Überbuchungsraum löschen in der Funktionsleiste.
Standardmäßig ist es nicht möglich, Veranstaltungen zu aktivieren, die einen Überbuchungsraum enthalten. Insbesondere ist dies darin begründet, dass in einem Überbuchungsraum die Telefonleitung nicht freigeschaltet werden kann. Außerdem werden die Anwender*innen so angehalten, alle Überbuchungsituationen vor Veranstaltungsbeginn zu beseitigen.
Da in vielen Häusern jedoch keine Telefonfreischaltung mehr in den Eventräumen erfolgt, kann dieses Verhalten mit zwei Registry-Schaltern geändert werden:
•Beim Aktivieren einer Veranstaltung die Raumreservierungen nicht mit aktivieren [910556]:
Mit diesem Schalter werden generell nur der Veranstaltung aktiviert, aber die Räume selbst nicht mehr.
•Veranstaltungen mit Überbuchungsräumen dürfen aktiviert werden [910557]:
Erlaubt grundsätzlich das Aktivieren von Veranstaltungen mit Überbuchungsräumen.
Mit diesen Schaltern können Sie das Aktivieren von Veranstaltungen mit Überbuchungsräumen folgendermaßen steuern:
1. Beide Schalter nicht gesetzt:
Das Aktivieren ist nicht möglich; es erfolgt eine Fehlermeldung.
2. [910556] nicht gesetzt, [910557] gesetzt:
Die Veranstaltung wird aktiviert. Die normalen Räume werden ebenfalls aktiviert. Es erfolgt jedoch eine Warnung, dass die Veranstaltung noch Überbuchungsräume enthält. Mit Klick auf den Button Abbruch in der Warnung kann die Aktivierung an dieser Stelle wieder rückgängig gemacht werden.
3. [910556] gesetzt, [910557] nicht gesetzt:
Die Veranstaltung wird nicht aktiviert; es erfolgt eine Fehlermeldung.
4. Beide Schalter gesetzt:
Die Veranstaltung wird aktiviert. Da aber keine Räume aktiviert werden, erfolgt auch keine Meldung in Bezug auf die Überbuchungsräume.