Um eine möglichst hohe Auslastung zu erzielen, kommt es vor, dass Hotels überbucht sind - also mehr Reservierungen angenommen wurden, als Zimmer zur Verfügung stehen. Die Gäste, die bei Anreise deshalb kein Zimmer erhalten, werden in andere Hotels ausgebucht werden. Mit dem Flag Überbuchungen werden diese Reservierungen gekennzeichnet, wenn Ihr Haus dennoch die Umsätze verbucht und Zahlungen (zum Beispiel vom Tour Operator) erhält. In diesem Fall rechnet das Hotel, das die Gäste aufnimmt, direkt mit Ihnen ab.
Die ausgebuchten Gäste werden in ein Pseudozimmer eingecheckt und das Arrangement im Nachtlauf entsprechend verbucht. Die Umsätze werden auf speziell angelegte Konten verbucht. Die Abrechnung erfolgt entweder im Hotel oder wird über die angebundene Finanzbuchhaltung abgewickelt.
Um diese Funktion zu nutzen, werden die folgenden Konfigurationen benötigt:
1. Es wird ein durchlaufendes Umsatzkonto für die Verbuchung dieser Reservierungen angelegt.
Hierzu muss die Nummer des Umsatzkontos mit der Nummer beginnen, die in der Registry als die Kontenklasse für durchlaufendende Posten definiert wurde. I.d.R. ist dies Kontenklasse „8“.
Abbildung 54: Kontenklasse 8 für durchlaufende Posten
2. Dieses Konto wird im Registry-Schalter [40905] gesetzt, damit alle Umsätze aus den überbuchten Reservierungen (inkl. F&B) auf dieses Konto gebucht werden.
Abbildung 55: Umsatzkonto in der Registry definieren
3. Es wird eine Pseudo-Kategorie für die überbuchten Reservierungen angelegt.
HINWEIS:
In dieser Kategorie muss die Personenstatistik auf Ja
stehen. Das Feld Statistik muss jedoch auf Nein gesetzt
werden, damit das Zimmer nicht in die Statistik einfließt und die wirkliche
Belegung verfälschen würde.
Abbildung 56: Pseudo-Kategorie für Überbuchungen
4. Legen Sie Pseudo-Zimmer in der Pseudo-Kategorie für Überbuchungen an.
Im Fall, dass Sie Gäste ausbuchen müssen, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Umsätze auf das hierfür eingerichtete Umsatzkonto zu buchen:
Ø Setzen Sie das Flag Überbuchung in der Reservierung.
Abbildung 57: Überbuchungsreservierung
Ø Checken Sie die Reservierung in eines der Pseudozimmer ein.
Mit dem Verbuchen der Fixleistungen (zum Beispiel mit der Funktion Fix vor bis oder im Tagesabschluss) werden die Fixleistungen der Reservierung auf das Umsatzkonto für Überbuchungen gebucht.
Abbildung 58: Fixleistungsverbuchung auf Konto für Überbuchungen
Ø Folgen Sie den Anweisungen der Buchhaltung zur Abrechnung des Gast- bzw. Besteller- oder Gruppenkontos.