Automatische Abrechnung nach Storno-Typ

Dieses Programm übernimmt die Abwicklung von Vorauszahlungen für Reservierungen, die nicht mehr kostenfrei storniert werden können.

Es wird empfohlen, bei Abruf des Programms den Toggle-Button Virtuelle Kreditkarten nicht abrechnen zu setzen. Hiermit werden die Tokens verarbeitet, die SIHOT erhalten hat, wenn Gäste zur Bezahlung der Reservierung ihre Kreditkartendaten hinterlegt haben. Die sogenannten virtuellen Kreditkarten, die zur Abrechnung über den OTA dienen, erzeugen jedoch Fehlermeldungen bei Abruf dieses Programms und sollten deshalb an dieser Stelle nicht berücksichtigt werden. Stattdessen wird zur Abrechnung der virtuellen Kreditkarten das Programm Automatische Abrechnung nach Anreisetag verwendet.

Die Automatische Abrechnung nach Storno-Typ kann über das Menü Listen - Sonstige Programme abgerufen werden, ist aber i.d. R. als Batch im Tagesabschluss integriert.

HINWEIS:
Damit die Umsatzzahlen korrekt ausgewiesen werden, müssen alternative Umsatzkonten eingerichtet werden. Siehe Setup“.

Um die Vorauszahlung vornehmen zu können, prüft SIHOT beim Abruf des Programms folgende Punkte:

• Die Stornofrist ist abgelaufen. Hierbei ist der Eintrag im Feld Storno-Typ entscheidend.

• Es besteht keine Deposit-Forderung und es wurde noch kein Deposit (ganz oder teilweise) gezahlt.

5. Auf dem Reservierungskonto werden die Fixleistungen der Reservierung gebucht. Der Umsatz fließt hierbei auf das alternative Umsatzkonto (Deposit).

6. Die Fixleistungen auf dem Reservierungskonto werden mit dem Token abgerechnet.

7. Ist die Option per E-Mail versenden ausgewählt, versendet SIHOT die Rechnung an die angegebene E-Mail Adresse.

8. SIHOT erstellt ein Protokoll über die Ausführung des Programms. Hier werden auch eventuelle Fehler (zum Beispiel, wenn kein Token verfügbar war) aufgeführt.

TIPP:
Bevor Sie das Programm ablaufen lassen, empfiehlt es sich, erst eine Prüfung anhand des Simulation-Flags durchzuführen. Wenn dieser Schalter gesetzt ist, werden keine Buchungen durchgeführt und keine Rechnungen erstellt, aber es werden Fehlermeldungen angezeigt, wenn z.B. kein Token vorliegt.

Wenn Ihre Gäste die Provision bereits bei der Buchung in Form einer Anzahlung an ein Online Portal leisten, setzen Sie die Option Provisionen nicht berücksichtigen. Damit wird sichergestellt, dass das Programm die Kreditkarten der Gäste nur in Höhe des restlichen, dem Hotel direkt geschuldeten Betrags belastet.

Um mit dem Programm bestimmte Besteller, Reisebüros oder Reisestellen abzurechnen, geben Sie betreffenden Gaststämme im Format Gastnummer/Hotelnummer; Gastnummer/Hotelnummer;… in dem jeweiligen Feld ein. Weiterhin können Sie Karttypen auswählen, die nicht verarbeitet werden sollen.

TIPP:
Die Umsatzverteilung können Sie im Tooltipp neben dem Betrag jederzeit nachverfolgen.

HINWEIS:
Wird die Reservierung geändert, nach dem die automatische Abrechnung vorgenommen wurde, müssen Sie eventuell zusätzliche Nächte manuell nachberechnen.

Beim Check-In wird die Zahlung als Deposit auf dem Gastkonto gutgeschrieben. Durch das Buchen der Fixleistungen im Tagesabschluss (oder mit Fix vor bis Abreise) wird die Zahlung dann wieder ausgeglichen.